Desafio:
Uma médica psiquiatra enfrentava desafios significativos em seu consultório, incluindo:
- Altas taxas de cancelamentos: A agenda frequentemente sofria com desmarcações de última hora, comprometendo a eficiência do atendimento.
- Predominância de pacientes de convênio: A maioria dos atendimentos era destinada a pacientes de convênios, o que limitava a rentabilidade e a flexibilidade do consultório.
- •Desempenho da secretária: A secretária, com 16 anos de casa, não estava acompanhando as novas demandas e estratégias necessárias para otimizar o atendimento e a gestão do consultório.
Solução Implementada:
Para reverter esse cenário, a CF Marketing Médico desenvolveu uma mentoria personalizada para a secretária, composta por quatro encontros focados em:
1. Gestão de Agendamentos:
Planilha de Excel Personalizada: Implementação de uma ferramenta para monitorar agendamentos, cancelamentos, conversões e a origem dos pacientes (convênio ou particular).
2. Capacitação em Técnicas de Atendimento e Vendas:
Inteligência Artificial: Treinamento no uso de ferramentas de IA para otimizar respostas e interações com pacientes.
Gatilhos Mentais: Aplicação de técnicas para influenciar positivamente as decisões dos pacientes.
Técnicas de Vendas – Spin Selling: Estratégias para identificar necessidades e apresentar soluções de forma eficaz.
Resultados Alcançados:
Após a mentoria:
- Redução de Cancelamentos: A organização e o acompanhamento mais próximo dos agendamentos diminuíram significativamente as desmarcações.
- Aumento de Pacientes Particulares: A melhoria no atendimento e nas técnicas de conversão resultou em um crescimento notável no número de pacientes particulares.
- Valorização da Secretária: A secretária, antes considerada para demissão, tornou-se uma peça-chave na operação do consultório, aplicando proativamente as novas estratégias e demonstrando entusiasmo com os resultados.
Depoimento da Médica:
A médica expressou sua satisfação, afirmando que a CF Marketing Médico foi fundamental para a reestruturação e sucesso do consultório, destacando a transformação positiva no perfil dos pacientes e na eficiência do atendimento.
Conclusão:
Este caso exemplifica como a capacitação direcionada da equipe administrativa pode revitalizar as operações de um consultório médico, resultando em maior satisfação dos pacientes e incremento na proporção de atendimentos particulares.